- Numer księgi wieczystej
- Wypis z rejestru gruntów – Starostwo Powiatowe Wydział Geodezji. Jeśli powierzchnia nieruchomości uległa zmianie, konieczny wyrys z mapy ewidencyjnej, stanowiący podstawę oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej. W wypadku podziału nieruchomości wymagana jest mapa z projektem podziału nieruchomości stanowiąca podstawę oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej oraz decyzja o zatwierdzeniu projektu podziału (jeśli była wydana).
- Zaświadczenie stwierdzające, czy nieruchomość jest objęta planem zagospodarowania przestrzennego – Urząd Gminy, jeśli jest plan to zamiast zaświadczenia wypis z planu.
- Zaświadczenie odnośnie faktu, czy działka(i) jest położona na terenie Specjalnej Strefy Rewitalizacji, na obszarze rewitalizacji, czy na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej – Urząd Gminy.
- Zaświadczenie stwierdzające, że działka(i) nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu – Starostwo Powiatowe.
- Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, nie należał się albo zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu, w przypadku gdy nieruchomość została nabyta na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia oraz dokonanej po 1 stycznia 2007 roku darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności
- Jeśli nieruchomość nie ma założonej księgi wieczystej, konieczne jest przedłożenie tytułu własności, to jest stosownego dokumentu stwierdzającego nabycie nieruchomości przez sprzedającego lub jego poprzednika prawnego np. akt własności ziemi, postanowienie sądu w sprawie o zasiedzenie, postanowienie sądu stwierdzające nabycie własności nieruchomości przez posiadacza samoistnego, postanowienie sądu w sprawie o dział spadku, postanowienie sądu w sprawie o stwierdzenie nabycia spadku (gdy tytuł własności opiewa na poprzednika prawnego).
- Dane osobowe stron umowy ( imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i nr dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania), w przypadku osób prawnych albo innych podmiotów nie będących osobami fizycznymi – Nr KRS, NIP, REGON, umowa spółki.
- Cena, sposób płatności, Nr rachunku bankowego, na który cena ma być wpłacona.
- Zaświadczenie z banku odnośnie udzielonego kredytu, umowa kredytu, jeśli w akcie ma być ustanawiana hipoteka na zabezpieczenie kredytu udzielonego na zakup nieruchomości
W przypadku zakupu nieruchomości przez osobę prowadzącą gospodarstwo rolne, niezbędne są, poza dokumentami wymienionymi wyżej:
- Oświadczenie Nabywcy o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego – od kiedy, ze wskazaniem pow. ogólnej i pow. użytków rolnych, i o tym, że powierzchnia użytków rolnych nie jest większa niż 300 ha, poświadczone przez burmistrza (wójta), w trybie art.7 ust. 1 i oraz ust. 5 pkt.2 ustawy z dnia 11 kwietnia 2003 roku o kształtowaniu ustroju rolnego.
- Zaświadczenie wydane przez właściwy urząd gminy o miejscu zameldowania na pobyt stały, ze wskazaniem daty zameldowania.
- Świadectwo (dyplom) szkoły ukończonej jako ostatnia (dyplom ukończenia studiów).
Dla nabywcy nieruchomości zabudowanej domem mieszkalnym korzystniejsza jest sytuacja, w której sprzedający wymelduje się z domu przed zawarciem umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły dom, a nie dokonały wymeldowania. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie.
Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami umowy.